Εφαρμόστηκε το ολοκληρωμένο οικοσύστημα λογισμικού Vortex Suite που συνδύαζε τέσσερα βασικά modules:
1. Vortex FSM (Field Service Management):
Κεντρικό σύστημα διαχείρισης έργων συντήρησης, όπου εισάγονται αιτήματα, δημιουργούνται εργασίες, ορίζονται προτεραιότητες και αναλύεται ο κύκλος ζωής κάθε εργασία.
2. Vortex FSM Mobile:
Πρακτική εφαρμογή για κινητά και tablets, που επιτρέπει στα συνεργεία πεδίου να εισάγουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο: αναφορές, φωτογραφίες, υπογραφές, υλικά. Αυτό μειώνει τα λάθη, αυξάνει την ταχύτητα ανταπόκρισης και εξαλείφει τη διαφορά μεταξύ πεδίου και γραφείου.
3. Vortex CM (Commercial Management):
Καταγραφή και παρακολούθηση αποθεμάτων αναλωσίμων, ειδοποιήσεις για χαμηλό στοκ και προγραμματισμός προμηθειών, καταγραφή εισερχόμενων παραλαβών, δημιουργία δελτίων αποστολής για αποστολή υλικών στα έργα ή σε συνεργεία, συγχρονισμός δεδομένων αποθήκης και οικονομικών στοιχείων με το κύριο ERP της εταιρείας, παρακολούθηση κόστους υλικών ανά έργο.
4. Vortex HT (Helpdesk & Ticketing):
Σύστημα διαχείρισης αιτημάτων (βλάβες, συντήρηση, αναφορές), το οποίο οργανώνει, παρακολουθεί και κατηγοριοποιεί τα εισερχόμενα tickets. Παρέχει αναφορές, KPIs επίδοσης, SLA tracking και αυτόματες ειδοποιήσεις, βοηθώντας στη διασφάλιση ότι τίποτα δεν μένει χωρίς παρακολούθηση.
Επιπλέον, η υλοποίηση περιλάμβανε:
- Παραμετροποίηση των workflows ώστε να ταιριάζουν με τις διαδικασίες της ΓΕΚ Υπηρεσίες (αιτήματα, έγκριση, ανάθεση, εκτέλεση, κλπ).
- Εκπαίδευση των τεχνικών πεδίου και των διαχειριστών σε χρήση της εφαρμογής mobile και του web dashboard.
- Ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα (κεντρικό ERP) για απόλυτη διαλειτουργικότητα.
- Καθορισμός KPIs και dashboards για την παρακολούθηση της απόδοσης (π.χ. χρόνος ανταπόκρισης, ποσοστό ολοκλήρωσης, κόστος ανά συμβόλαιο).
