ALTER EGO

FSM

CMMS

CRM

Case Study: Υλοποίηση Λογισμικού Facility Management (FSM) και Αυτοματοποίησης Διαδικασιών Πωλήσεων (CRM).

ΠΕΛΑΤΗΣ:

ALTER EGO ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΙΑ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΚΑΙ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΚΛΑΔΟΣ:

FACILITY MANAGEMENT

ΛΥΣΗ ΠΟΥ ΕΠΙΛΕΧΘΗΚΕ:

VORTEX FSM, VORTEX CRM & VORTEX HT TICKETING

Η ALTER EGO ειναι ένας από τους σημαντικότερους παρόχους Integrated Facility Management (IFM) υπηρεσιών. Μέσω των υπηρεσιών της εξασφαλίζει στους πελάτες της εξοικονόμηση κόστους και συμβάλλει στην επιχειρηματική και επιχειρησιακή ανάπτυξή τους, ενώ ταυτόχρονα προσφέρει στους χρήστες των εγκαταστάσεων - εργαζομένους, πελάτες, ευρύ κοινό - μία άριστη εμπειρία.

Η ALTER EGO έχει πολυετή και δυναμική παρουσία στο χώρο του εγχώριου IFM. Είναι από τις πρώτες εταιρίες που δραστηριοποιήθηκαν στην αγορά του IFM στη χώρα μας και την εμπιστεύονται περισσότερες από 65 κορυφαίες ελληνικές και πολυεθνικές επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα. Η επιχειρηματική της φήμη εκτείνεται και στο εξωτερικό, όπου οι μεγαλύτερες διεθνείς εταιρίες στην αγορά του Real Estate, Property Management και Facilities Management, την επιλέγουν για την υλοποίηση των έργων τους στην Ελλάδα.

Η ΑΝΑΓΚΗ

Η Alter Ego, μια ανώνυμη εταιρεία εμπορίου και παροχής υπηρεσιών, αντιμετώπιζε σημαντικές προκλήσεις στην καθημερινή της λειτουργία, κυρίως λόγω της έλλειψης ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης.

Οι βασικές συνθήκες που επικρατούσαν ήταν οι εξής:

- Έλλειψη Επικοινωνίας: Δεν υπήρχε κινητή τηλεφωνία για τους τεχνικούς, με αποτέλεσμα η επικοινωνία και η διαχείριση βλαβών να γίνεται από έναν υπεύθυνο τεχνικών.

- Αποσπασματική Διαχείριση Προσωπικού: Η εταιρεία λειτουργούσε με μια σταθερή ομάδα τεχνικών, αλλά και με έξτρα υπεργολάβους, γεγονός που δυσχέραινε τον συντονισμό.

- Εξωτερική Διαχείριση Προσφορών: Οι προσφορές καταρτίζονταν εξωτερικά, χωρίς κεντρική παρακολούθηση.

Η ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ

Οι παραπάνω συνθήκες δημιούργησαν πιεστικές ανάγκες για την Alter Ego:

- Συγκέντρωση και Εποπτεία: Ζητούμενο ήταν η συγκέντρωση όλων των εργασιών, προσφορών και οικονομικών δεδομένων (πλην λογιστηρίου) σε ένα ενιαίο σύστημα για καλύτερη εποπτεία, επίβλεψη και οικονομική διαχείριση.

- Διαχείριση Hard Services: Ξεκίνησε η ανάγκη για αποτελεσματική διαχείριση των "hard services" (π.χ. συντηρήσεις εξοπλισμού) με πλάνα συντήρησης και παροχή mobile συσκευών στους τεχνικούς.

- Πρόκληση στα Soft Services: Τα "soft services" (π.χ. καθαρισμός χώρων) αποτέλεσαν τη μεγαλύτερη πρόκληση. Χωρίζονταν σε δύο λειτουργίες:

1. Εκτέλεση Εργασίας: Πρωταρχικός στόχος ήταν η εκτέλεση της εργασίας (π.χ. καθαρισμός).

2. Μη Χειροπιαστά Assets: Δεδομένου ότι τα "assets" (χώροι, καθαριότητα) δεν είναι χειροπιαστά, η παρακολούθηση γινόταν μέσω εποπτών, οι οποίοι λειτουργούσαν ως account managers των τεχνικών. Οι πελάτες επικοινωνούσαν απευθείας με τους επόπτες. Επίσης, υπήρχε η ανάγκη για δημιουργία συμβάσεων με check-lists για τις παρεχόμενες υπηρεσίες και τη συχνότητά τους, κάτι που δεν είχε ενσωματωθεί στο πρόγραμμα. Οι επόπτες επισκέπτονταν τους χώρους κάθε 15 ημέρες για έλεγχο, με τα reports εποπτείας να αποτελούν μέρος της σύμβασης.

Η ΛΥΣΗ

Η εταιρεία παραγωγής λογισμικού Vortex software ανέλαβε την πρόκληση να αποτυπώσει και να αυτοματοποιήσει όλες τις λειτουργίες της Alter Ego, προσφέροντας μια ολοκληρωμένη λύση:

- Ενσωμάτωση Κινητών Συσκευών και Check-lists: Δόθηκαν κινητά τηλέφωνα στους επόπτες και δημιουργήθηκαν ξεχωριστά check-lists για κάθε πελάτη. Μετά τη συμπλήρωση του check-list από τον επόπτη, αυτόματα δημιουργούνταν το σχετικό report.

- Customer Web Portal: Δημιουργήθηκε ένα Customer Portal μέσω του οποίου οι πελάτες έχουν τη δυνατότητα να:

1. Ενημερώνονται για τις αναθέσεις και την κατάστασή τους.

2. Έχουν πρόσβαση στα reports της εποπτείας, όπως προβλέπεται στη σύμβαση.

3. Λαμβάνουν πιστοποιητικά pest control, με αναλυτική αναγραφή των εργασιών και των ημερομηνιών εκτέλεσης, βάσει νομοθεσίας.

4. Δημιουργούν νέες αναθέσεις πηγαίνοντας στο αντίστοιχο τμήμα, οι οποίες δημιουργούνται από τους επόπτες και περιλαμβάνουν όλα τα στάδια (π.χ. προσφορά).

- Διαχείριση Προσφορών μέσω CRM: Αναπτύχθηκε ένα σύστημα διαχείρισης προσφορών CRM, το οποίο συνδέει την ανάθεση με την προσφορά και αντιστρόφως. Αυτό επιτρέπει τη δημιουργία προσφοράς ακόμη και κατά την επίσκεψη του τεχνικού στον χώρο.

ΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ

Η υλοποίηση της παραπάνω λύσης επέφερε σημαντικά οφέλη για την Alter Ego, μετατρέποντας τις αρχικές προκλήσεις σε ευκαιρίες για βελτίωση και ανάπτυξη. Η συγκέντρωση όλων των λειτουργιών σε ένα ενιαίο σύστημα οδήγησε σε:

- Αυξημένη Εποπτεία και Έλεγχο: Πλήρης ορατότητα σε όλες τις εργασίες, τις προσφορές και τα οικονομικά δεδομένα, επιτρέποντας στην Alter Ego να έχει καλύτερη επίβλεψη και οικονομική διαχείριση.

- Βελτιωμένη Παραγωγικότητα: Η παροχή κινητών συσκευών στους τεχνικούς και τους επόπτες, καθώς και η χρήση check-lists, βελτίωσε την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα στην εκτέλεση εργασιών.

- Ενισχυμένη Ικανοποίηση Πελατών: Το Customer Portal προσέφερε στους πελάτες άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες και αναφορές, αυξάνοντας τη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη.

- Απλοποίηση Διαδικασιών: Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης προσφορών και αναθέσεων απλοποίησε τις διαδικασίες και μείωσε τον διοικητικό φόρτο.

Η συνεργασία με την εταιρεία παραγωγής λογισμικού επέτρεψε στην Alter Ego να εκσυγχρονίσει τις λειτουργίες της, να ανταποκριθεί στις αυξημένες απαιτήσεις της αγοράς και να ενισχύσει την ανταγωνιστικότητά της.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

ΖΗΤΗΣΤΕ DEMO >

Athens GR: +30 210 2916001
Dubai UAE: +971 4 554 5149

www.vortexsuite.com

Όροι Χρήσης

Προσωπικά Δεδομένα